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ホウレンソウはいらない!―ガラパゴス上司にならないための10の法則ホウレンソウはいらない!―ガラパゴス上司にならないための10の法則
(2011/11/10)
本田 直之

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何だか久しぶりに本田直之さんの本を読んだように思います。
相変わらず「スー」っと読めてしまう、読みやすい文体・リズムで書かれているので、ついつい「スー」っと読み飛ばしてしまいそうになります。

ここ数年、「仕事術」といった類の本は全く読まなくなっていたのですが、「あっ、本田直之さんの本が出てる」と、本屋で何気なく手に取ってパラパラと眺めていたところ、

契約書管理

という項目が目にとまり、「法務担当者としては読まざるを得ないだろう」と思い、買ってみた次第です。


さて、例によって目次の一部を抜粋したいと思います。


CHAPTER1 ガラパゴスマネージャーになるな!
コミュニケーションギャップ
ITの進化

CHAPTER2 変化の時代―マネージャーのサバイバル・スキル
1 非クリエイティブ仕事術
2 コミュニケーション術
3 IT活用術

CHAPTER3 フレームワーク仕事術への進化

CHAPTER4 フレームワーク仕事術のメリット
1 チームマネジメント力がアップする
2 進捗管理(フレームワーク化)が簡単になる
3 ノウハウ蓄積が容易にできる
4 効率化が進む

CHAPTER5 クラウドでフレームワークを実践する
1 クレーム処理
2 商談進捗管理
3 契約書管理
4 チームでの制作物作成
5 イベントのToDoリスト
6 問題解決データベース

本書で挙げた仕事の問題を解決するためのソフトウェア&システム
ガラパゴス上司になるための10の法則



本書の特色は、「CHAPTER5 クラウドでフレームワークを実践する」にあるかと思いますし、CHAPTER4までの記述もそこに行きつくための布石であるように見受けられます。

そのCHAPTER5では、6つの「仕事の問題」が挙げられていて、それを解決するための「クラウドサービスの活用例」といったものが紹介されています。
しかしこの部分は、人によって、あるいは状況によっては何らかのヒントが得られるかも知れませんが、かなり唐突な印象を受けました。
「そんな活用例を挙げられても、業務フローの変更を伴うクラウドサービスの導入を、たいていの会社ではそう簡単に決められないぞ」という、違和感のようなものです。
またCHAPTER5の後に続く、「本書で挙げた仕事の問題を解決するためのソフトウェア&システム」というところで、いくつかのソフトウェアが紹介されているので、「ああ、ちゃんと親切に紹介してくれているんだな」と、ちょっと安心するのですが、実際に紹介されているのはプロジェクト管理のためのソフトウェアやサイボウズといったグループウェアばかりで、ある程度の規模の会社になると、気軽にスイッチするわけにもいかないのではないかと思います。

また、6つの問題を解決するためのクラウドサービスの活用例は、それぞれ自社にとって使いやすいようにカスタマイズされたものが前提になっているようですが、それであれば紹介されているようなソフトウェアではなく、何かしら開発作業の発生するソフトウェアが必要になってくるのではないかと思い、「いっそのことAccessで作っちゃったほうが安くて早いんではないだろうか」と思ったりします。
(もちろん考え方や利用法は十分参考になるとは思います)

そのようなわけで、契約書管理の項目も、残念ながら法務担当者の視点からすると「うーん」と首をかしげざるを得ない内容でした。(残念!)


しかし、

そこは本田直之さん。
CHAPTER5のおかげで、本書のターゲットが今一つよくわからないことになってしまっているものの、そこに至るまでの内容はやはりなかなか面白いものです。

30代から40代のプレイングマネージャー(私もそう)が、いかに効率的にチームを動かし、よりクリエイティブな仕事に取り組む時間を確保するか、ということについて、ITの活用という切り口から述べられています。
この点は私も「いかにして考える時間を確保するか」ということを常に意識しているだけに、とても興味深いものでした。
さらには、ほんの数年前までは効率的なITの活用法として認識されていたものが、既に陳腐化しているのだよ、ということを教えてくれています。
このような記述をヒントに、自分でしっかり考えたり試したりしていくことが必要なのだと思います。

そういえば、
なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0
では、
「仕事の効率を上げるための仕事に取り組もう」
と、定期的に自分の仕事のやり方を改善する時間を設けることの必要性が提唱されていましたが、やはり「これでOK」と安心しきることなく、個人レベルでも組織レベルでも、不断の業務改善を続けていくことがいかに重要であるか、ということを再認識した次第です。
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今日は、私の尊敬する方で、「この方には一生アタマが上がらない」という方に、

「hiroさんのメールは長いので、書いている時間がもったいないですよ」

と指摘されました。

「今回のような場合には、メールでは簡単に用件を伝えて、会った時とか電話なんかで話した方が効率がいいですよ」とも。

私としては「その方の貴重な時間を奪っては申し訳ない」という気持ちと、「より正確に伝えたい」という気持ちから、長いメールを書いていたのです。
ですので何となく違和感を感じながらも、「いやいや確かにそうですね。ごめんなさい」とその場ではお答えしました。


でも後になってもう一度よく考えてみました。
「時間がもったいない」
「効率が悪い」
この言葉がとても引っ掛かっていたのです。


そしてしばらくして、ようやくその方の助言が腹に落ちました。

「今までの自分のやり方は、単なるスピードアップだった」
ということに気付いたのです。

というのも、私はこと仕事においては、時間管理をきちんとしているつもりでいました。
そして「やる必要のないこと」は可能な限り排除しているつもりでした。
つまり「効率をしっかり考えて仕事をしている」と思っていたわけです。

だから「ほとんど残業もなく、それなりの結果もきちんと残している」と、少し自分自身を過大評価していました。

しかしそれが単なる思い込みだということにハタと気づいて、頭を殴られたようなショックを受けたのです。


もちろん「ちょっとした時間短縮法」(≒スピードアップ)の有用性は否定しません。
また、緊急度合いを横軸に、重要度合いを縦軸にしたよく見るマトリックスを頭に浮かべつつ、「今やるべきことと、今やるべきでないこと」を考えたりもしていました。

だけど仕事で最もよく使うメールに関して、「一球入魂」とばかりに、長文化してしまう傾向があることには気付きませんでした。
振り返ってみるとメールで、取締役会資料や重要な報告書のような若干クドい書き方をしていることがあります。
とはいえ、「メールで全てを完結する必要がある場合」というのもあるので、そこは使い分けが必要でしょうが、むやみやたらと、長文を書いてしまうのは時間の無駄だな、と気付いた次第です。

さらにいえば、これは一つの象徴的な傾向で、ほかにも「時間のムダ」が多くある気がしてきました。
質の高い仕事を継続的に行うには、本当に時間をかけるべきところと、そうでないところをはっきりさせることが必要だ、ということにあらためて気付かされたのです。
そのようなことをバシッっと言ってくださる方というのも、会社内で立場が上がるにしたがってなかなかいなくなってしまうので、今日のような助言を下さる方は本当にありがたいなぁ、と感謝しているところです。

忙しくなるととかく目の前の仕事をやっつけることに気が急かされてしまい、深く考えることなく余計な仕事までしてしまって、さらに忙しくなる、という悪循環にハマってしまいがちです。
そのようなわけで、自分の時間の使い方については、定期的に見直す必要があると思ったので、忘れないようにここに書いておこうと思います。
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